Sveriges Författarförbund (SFF) värnar om att skydda din personliga integritet. Författarförbundet har därför utformat denna integritetspolicy som beskriver hur förbundet samlar in, använder, överför och sparar information, inklusive dina personuppgifter.
SFF tar ansvar för att personuppgifter som behandlas inom ramen för verksamheten endast används för avsedda ändamål och skyddas mot obehörig åtkomst. All behandling av personuppgifter inom SFF sker i enlighet med tillämplig personuppgiftslagstiftning inklusive dataskyddsförordningen (GDPR).
Vad är en personuppgift?
Med personuppgifter avses namn, personnummer, adress, mejladress, telefonnummer och all övrig information som på direkt eller indirekt kan knytas till dig som enskild individ.
Vad är en behandling?
Med behandling av personuppgifter avses allt som görs med personuppgifterna i fråga, oavsett om det sker automatiskt eller inte. Exempel på vanliga behandlingar av personuppgifter är insamling, registrering, bearbetning, lagring, överföring och radering.
Vid medlemskap
De personuppgifter som du lämnar in i samband med medlemsansökan registreras i medlemsdatabasen Movits när du väl har valts in som medlem. När du har valts in är det viktigt att du går in och fyller i huruvida du vill att dina uppgifter ska vara publika eller ej. Fördelen med att ha publika uppgifter är att:
- Kansliet kan lämna ut kontaktuppgifter till uppdragsgivare,
- Andra medlemmar kan hitta dig i medlemsregistret och
- Tidskriften Författaren kan publicera ditt namn i spalten om nya medlemmar.
Inga uppgifter publiceras/lämnas ut enligt ovan om en medlem som inte godkänt att göra sina uppgifter publika.
Vem ansvarar för personuppgiftsbehandlingen?
Det är SFF som är personuppgiftsansvarig för organisationens personuppgiftsbehandlingar. Med personuppgiftsansvarig avses den fysiska eller juridiska person som beslutar om de syften som behandlingen av personuppgifterna får ske för samt vilka medel som får användas för dessa syften.
Hur skyddar Författarförbundet dina personuppgifter?
Författarförbundets IT-system är lösenordskyddade för att säkerställa sekretess, integritet och säkerhet. Endast behöriga på kansliet och förtroendevalda inom förbundet har tillgång till dessa system.
Vid rådgivning
För att SFF ska kunna behandla ditt ärende behöver vi ta del av de handlingar som är aktuella i ditt fall. Handlingarna kan innehålla personuppgifter som:
• Namn
• Födelsedatum
• Kontaktuppgifter
• Kontouppgifter
Vår ärendehantering är konfidentiell och den/de som tar del av din information har tystnadsplikt. Juridiska ärenden av enklare art sparas i ett år i enlighet med SFF:s arkiveringsrutin. Juridiska ärenden av principiell vikt sparas i evig tid i enlighet med SFF:s arkiveringsrutin. Lagringstiderna gäller för samtliga ärenden som kommer in till den juridiska rådgivningen. SFF har inte möjlighet att anonymisera de handlingar som sänds in i icke-redigerbara filformat.
Vid förbundets evenemang, kurser etc
För att kunna registrera din närvaro vid förbundets kurser, evenemang med mera behöver vi behandla personuppgifter som:
• Namn
• E-postadress
• Fotografier
• Matpreferenser
Vid Författarförbundets utbetalning av ersättningar
Privatkopieringsersättning (PKE)
För att behandla din anmälan behöver vi personuppgifter som:
• Namn
• E-postadress/postadress
• Kontouppgifter
• Personnummer
Vid utbetalning av talboksmedel
Talböcker framställs med stöd av inskränkningen i § 17 upphovsrättslagen. Enligt § 15 i lagen (1992:318) om överlämnande av förvaltningsuppgifter inom Kulturdepartementets verksamhetsområde har SFF till uppgift att pröva frågor som rör fördelning av talboksersättning. För att utföra dessa uppgifter behöver vi behandla personuppgifter som:
• Namn
• E-postadress/postadress
• Personnummer
• Kontouppgifter
Vid ansökan om stipendier
Författarnas kopieringsfond
För att behandla din ansökan behöver vi personuppgifter som:
• Namn
• Födelsedatum
• Kontaktuppgifter
• Kontouppgifter
Om uppgifterna inte finns tillgängliga behöver dessa samlas in för att vi ska kunna fördela stipendier och betala ut stipendiebeloppen. Handlingarna sparas i enlighet med SFF:s arkiveringsrutin.
Radiostipendier
För att behandla din ansökan behöver vi personuppgifter som:
• Namn
• Födelsedatum
• Kontaktuppgifter
• Kontouppgifter
• Namn och kontaktuppgifter till referenser
Om uppgifterna inte finns tillgängliga behöver dessa samlas in för att vi ska kunna skicka ut beslut om radiostipendium och betala ut stipendiebeloppet. Handlingarna inklusive ansökningshandlingarna sparas i enlighet med SFF:s arkiveringsrutin.
Rittners stipendium
För att behandla din ansökan behöver vi personuppgifter som:
• Namn
• Födelsedatum
• Kontaktuppgifter
Om uppgifterna inte finns tillgängliga behöver dessa samlas in för att vi ska kunna skicka ut beslut om stipendium. Stipendiet betalas ut av Handelsbanken. Personuppgiftsbiträde föreligger. Handlingarna inklusive ansökningshandlingarna sparas i enlighet med SFF:s arkiveringsrutin.
TV-stipendier
För att behandla din ansökan behöver vi personuppgifter som:
• Namn
• Födelsedatum
• Kontaktuppgifter
• Kontouppgifter
Om uppgifterna inte finns tillgängliga behöver dessa samlas in för att vi ska kunna skicka ut beslut som stipendium och betala ut stipendiebeloppen. Handlingarna inklusive ansökningshandlingarna sparas i enlighet med SFF:s arkiveringsrutin.
Villa Vingarna
För att behandla din ansökan behöver vi personuppgifter som:
• Namn
• Födelsedatum
• Kontaktuppgifter
• Inkomstuppgifter
• Beskrivning av livssituation
Kontonummer och personnummer begärs in när stipendiaten är utsedd. Handlingarna inklusive ansökningshandlingarna sparas i enlighet med SFF:s arkiveringsrutin.
Vistelsestipendier (Sveg, Kavalla, Aten, Grez-sour-Loing och Runmarö)
För att behandla din ansökan behöver vi personuppgifter som:
• Namn
• Födelsedatum
• Kontaktuppgifter
• Kontouppgifter
Om uppgifterna inte finns tillgängliga behöver dessa samlas in för att vi ska kunna skicka ut beslut om vistelsestipendium. Handlingarna inklusive ansökningshandlingarna sparas i enlighet med SFF:s arkiveringsrutin.
För samtliga vistelsestipendier, utom Runmarö, gäller personuppgiftsbiträde. Uppgifterna delges tredje part (som exempelvis intendenter, driftpersoner och bank på annan ort).
Understödsfonder (Jubileumsfonden, Billstrand, Zamore, med flera)
För att behandla din ansökan behöver vi personuppgifter som:
• Namn
• Födelsedatum
• Kontaktuppgifter
• Kontouppgifter
• Skattsedel
• Sjukintyg
• Personlig motivering som styrker behov av ekonomiska medel
Om uppgifterna inte finns tillgängliga behöver dessa samlas in för att vi ska kunna fördela stipendier och betala ut stipendiebeloppen. Jubileumsfonden gäller såväl medlemmar som icke medlemmar. Handlingarna inklusive ansökningshandlingarna sparas i enlighet med SFF:s arkiveringsrutin.
Åke och Vera Holmbergs stipendium
För att behandla din ansökan behöver vi personuppgifter som:
• Namn
• Födelsedatum
• Kontaktuppgifter
Om uppgifterna inte finns tillgängliga behöver dessa samlas in för att vi ska kunna skicka ut beslut om stipendium. Handlingarna inklusive ansökningshandlingarna sparas i enlighet med SFF:s arkiveringsrutin.
Vid arvodering
För att kunna betala ut arvode och dylikt registreras personuppgifter som:
• Namn
• Födelsedatum
• Kontaktuppgifter
• Folkbokföringsuppgifter
• Ackumulerad inkomst innehållande preliminärskatt
• Kontouppgifter
Om vi inte redan har tillgång till dessa uppgifter behöver dessa samlas in för att vi ska kunna fullgöra våra förpliktelser.
Komplettering/uppdatering
I syfte att upprätthålla en god medlems- och registervård kan SFF komma att komplettera eller uppdatera personuppgifterna. Det uppgifterna kan komma att kompletteras med är till exempel uppgift om fullständigt för- och efternamn, adress och ytterligare telefonnummer.
Ändamål med behandlingen
Syftet med SFF:s behandling av personuppgifter är att fullgöra SFF:s åtaganden gentemot medlemmar, tidigare medlemmar, personer som ansöker om medlemskap samt personer som vänder sig till den juridiska rådgivningen eller mottar upphovsrättslig ersättning (eller motsvarande) genom SFF:s åliggande på grund av avtal eller lag.
SFF vill kunna databehandla och sammanställa personuppgifter för kontakt, information, insamling av statistiska uppgifter och logistik, i syfte att tillvarata medlemmarnas intressen enligt förbundets stadgar.
Utlämning av information till tredje part
SFF vill också kunna upplysa tredje part om kontaktuppgifter till medlemmar. Exempel på tredje part som kan efterfråga medlemmars kontaktuppgifter och/eller uppgifter om antalet medlemmar i en viss sektion, av visst kön m.m. är nyttjare och/eller uppdragsgivare av olika slag: Sveriges Radio AB för att kunna följa avtal om ersättning för sändning av medlemmars verk i radio, Statistiska Centralbyrån (SCB) för statistiska uppgifter, till förbundet närstående organisationer för utbetalning av upphovsrättslig ersättning, Tidningen Vi för utlysning av stipendium, för att nämna några.
När uppgifter används eller lämnas för statistiska ändamål anonymiseras uppgifterna och din identitet kan inte utläsas. Samtliga uppgiftslämnare kan begära att SFF inte lämnar ut uppgifter till tredje part.
Rätt till information och rätt att inge klagomål
Om dina personuppgifter behandlas inom ramen för Författarförbundets verksamhet har du rätt att på begäran få:
• Tillgång till och information om dina personuppgifter (registerutdrag)
• Rättelse av felaktiga personuppgifter
• Dina uppgifter raderade när personuppgifterna inte längre behövs
• Göra invändningar mot behandling av personuppgifter
Vänligen kontakta i sådant fall SFF på adressen som anges nedan.
Du har även rätt att när som helst inge klagomål till aktuell tillsynsmyndighet om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med tillämplig personuppgiftslagstiftning.
Om någon uppgift i registren är felaktig rättas uppgiften omgående efter det att SFF uppmärksammats på felet.
Gallring
Personuppgifter gallras löpande i enlighet med SFF:s Arkiveringsrutin.
Ändring av denna integritetspolicy
SFF kan komma att från tid till annan göra ändringar i denna integritetspolicy. Den senaste versionen av integritetspolicyn finns alltid tillgänglig här på webbsidan. Nuvarande integritetspolicy uppdaterades 2026-06-04.
Kontaktuppgifter
Sveriges Författarförbund
Organisationsnummer: 802004–7687
Postadress: Box 3157, 103 63 Stockholm
Tel: 08 545 132 00
E-post: juridik(at)forfattarforbundet.se
Webbsida: www.forfattarforbundet.se